سیستم کنفرانس چیست

امروزه سالن‌های کنفرانس و همایش‌های بزرگ مانند زمان گذشته به شکل سنتی برگزار نمی‌شوند. با پیشرفت فناوری و تکنولوژی و همچنین مدرنیته شدن تمام وسایل‌ها، دیگر کنفرانس‌ها و همایش‌ها  به شکل پیشرفته‌تری برگزار می‌شوند. این سالن‌ها امروزه از سیستم‌های کنفرانس استفاده می‌کنند، زیرا با کمک این سیستم همه چیز بهتر، دقیق‌تر و واضح‌تر برگزار می‌شود. اما سیستم کنفرانس چیست؟ دقیقا چه کاربردی دارد و چگونه عمل می‌کند؟ برای آشنا شدن با این سیستم تا انتهای این مطلب با ما همراه شوید.

سیستم کنفرانس چیست؟

سیستم کنفرانس درواقع مجموعه‌ای از سیستم‌ها و تجهیزات صوتی است که جهت برقراری ارتباط بهتر و راحت‌تر بین اعضای یک کنفرانس یا یک رویدادهای به کار برده می‌شود. البته این سیستم صرف نظر از ابعاد و اندازه اتاق کنفرانس طراحی می‌شود. سیستم کنفرانس را می‌توانیم  با عنوان سیستم بحث یا سیستم کنگره نیز نام ببریم.

تعریف ساده برای سوال سیستم کنفرانس چیست می‌توان گفت که سیستم کنفرانس به لوازم و تجهیزات صوتی جهت پخش صدای افراد در سالن گفته می‌شود. به عبارت دیگر این سیستم مجموعه از لوازم و تجهیزات تست که ارتباط را بین اعضای حاضر در کنفرانس صرف‌نظر از اندازه اتاق راحت‌تر می‌کند. این سیستم قابلیت‌های بسیار زیادی دارد و در بهتر اجرا شدن همایش‌ها و کنفرانس‌ها بسیار کاربردی است. با پیشرفت فناوری و تکنولوژی، دیگر نیازی نیست هر کدام از اعضای همایش‌ها و کنگره‌ها بدون هیچ تجهیزاتی با صدای بلند صحبت کنند و یا صدای اعضای دیگر را به وضوح نشنوند.

با توجه به این موقعیت امروزه کمپانی‌های زیادی مشغول به تولید تجهیزات این چنینی جهت سهولت برگزاری کنفرانس‌ها هستند. سیستم کنفرانس نیز یکی از کارآمدترین تجهیزات در برگزاری همایش‌ها به شمار می‌رود که ارتباطات بین اعضای همایش را بسیار آسان کرده است. وجود این تجهیزات باعث افزایش کیفیت همایش‌ها می‌شود.

سیستم کنفرانس برای چه مکان‌هایی مناسب است؟

پس از پاسخ به سوال سیستم کنفرانس چیست، حال نوبت آن است که بدانید این سیستم برای چه مکان‌هایی مناسب است. به طور کلی سیستم صوتی سالن همایش در تمامی سالن‌های همایش، کلاس‌های درسی، اتاق جلسات شرکت‌ها، مراکز مطبوعات، سازمان‌های دولتی و از این نمونه مکان‌ها مناسب است. این سیستم در مکان‌های پر جمعیت باعث سهولت برقراری ارتباطات می‌شود. در حال حاضر امروزه این سیستم به همراه بلندگو دیواری در دفاتر تجاری، بانک‌ها، هتل‌ها، موسسات آموزشی، ساختمان‌های پزشکی و … نصب می‌شود.

انواع سیستم کنفرانس

سیستم کنفرانس شامل یک واحد کنترل مرکزی، کنسول شرکت‌کننده، واحد رئیس و سایر تجهیزات و نرم‌افزارها می‌شود. به طور کلی با توجه به نحوه ارتباط بین واحد‌های و دستگاه‌های شخصی افراد نماینده، سیستم کنفرانس به دو نوع باسیم (کابلی) و بی‌سیم دسته‌بندی می‌شوند. در ادامه مطلب سیستم کنفرانس چیست با انواع کنفرانس آشنا می‌شوید:

سیستم کنفرانس باسیم (کابلی)

سیستم‌های کنفرانس کابلی یا باسیم، از آنالوگ یا سیستم‌های دیجیتالی برای منتقل کردن صدا از طریق کابل استفاده می‌کنند. این سیستم با کمک یک کابل کشی متصل بین پروسسور امپلی فایر، بلند، میکروفون و پرولین فیلمبرداری ایجاد می‌شود. در این نوع از سیستم‌های کنفرانس به علت استفاده از سیم و کابل، هزینه اجزای آن وهمچنین زمان اجرا و نصب آن بیشتر است و همچنین کابل‌های این سیستم فضای زیادی اشغال می‌کند. البته این مشکل تا حدودی با استفاده از داکت حل شدن است. داکت وسیله‌ای است که باعث می‌شود کابل‌های این سیستم از دید پنهان شوند.

سیستم کنفرانس از نوع بی‌سیم

جهت ارسال سیگنال در سیستم‌های کنفرانس بدون سیم و کابل، از سیگنال مادون قرمز یا Wi-Fi استفاده می‌شود. سیستم صوتی کنفرانس بی‌سیم بسیار عالی و کاربردی هستند. از این نوع سیستم‌های کنفرانس غالبا در شرکت‌های اجاره‌ای و یا مکان‌هایی که احتیاج به جابه‌جایی دارند در دسترس قرار دارد. سیستم‌های کنفرانس بی‌سیم از طریق IP به سیستم‌های صوتی اطراف خود نظیر باند، پروسسور، آمپلی فایر، میکروفون، دوربین فیلم‌برداری و اینترنت متصل می‌شود. با در نظر گرفتن اینکه این نوع از سیستم‌ها از کابل استفاده نمی‌کنند، همین امر در کاهش هزینه‌های همایش‌ها بسیار تأثیرگذار است.

نکته مهم در رابطه با تکنولوژی سیستم کنفرانس

یکی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های جدید در سیستم‌های کنفرانس پیشرفته استفاده از قابلیت NDI است. با این قابلیت، در این سیستم‌ها در کوتاه‌ترین زمان و کمترین هزینه اطلاعات ذخیره و دریافت می‌شوند. در این روش تمامی تشکیلات و تجهیزات سیستم‌های کنفرانس بی سیم از طریق اینترنت و بدون نیاز به هیچ کابل کشی یا هزینه‌های دیگر راه اندازی می‌شود. پیشرفت تکنولوژی در رابطه با سیستم‌های کنفرانس به حدی بوده است که همه سیستم‌ها را دچار تغییرات کرده است‌.

عوامل تاثیرگذار بر قیمت سیستم کنفرانس

در ادامه مبحث سیستم کنفرانس چیست، در این قسمت از مقاله عوامل تاثیرگذار بر قیمت این سیستم‌ها را بررسی می‌کنیم. کیفیت سیستم صوتی همایش و کنفرانس یکی از مهم‌ترین فاکتورهای تاثیرگذار در قیمت آن به شمار می‌رود. همچنین وجود امکانات موجود در انواع و مدل‌های مختلف آن‌ها، نیز باعث تنوع بالا در قیمت سیستم صوتی کنفرانس می‌شود؛ بنابراین جهت تعیین قیمت سیستم و تجهیزات سالن کنفرانس، ابتدا توصیه می‌شود کاربرد آن را مشخص کنید. استفاده از دستگاه‌های صوتی معمولا با توجه به نیاز افراد و کاربردشان خریداری می‌شود. بنابراین نمی‌توان گفت بهترین انتخاب برای خرید سیستم سالن کنفرانس خرید گران‌ترین و پر امکانات ترین مدل آن است. بلکه بهترین گزینه برای خرید، سیستمی است که بتواند نیازهای سالن موردنظر را پوشش دهد و هزینه‌های اضافی در پی نداشته باشد.

چند نکته مهم برای خرید سیستم کنفرانس

برای تهیه تجهیزات کنفرانس کاربردی و باکیفیت که بتواند در برگزاری بدون دردسر همایش‌های و کنفرانس‌های به شما کمک کند، لازم است به نکات مهمی دقت داشته باشید. رعایت موارد زیر می‌تواند به انتخاب یک سیستم کنفرانس مناسب کمک کند:

سعی کنید تمام لوازم و تجهیزات سالن کنفرانس، از سیستم صوتی که شامل میکروفون و بلندگو می‌شود گرفته تا سیستم‌های تصویری باکیفیت بالا تهیه کنید. چرا که در این تجهیزات اگر مورد بی کیفیتی وجود داشته باشد بر روی کل تجهیزات تاثیر می‌گذارد.سیستم باید قابلیت حذف نویزهای مختلف از جمله نویز موبایل را داشته باشد.

سیستم کنفرانس باید قابلیت حذف کردن فیدبک صدا جهت جلوگیری از سوت کشیدن میکروفون را داشته باشد.

اینم تجهیزات باید قابلیت افزایش یونیت‌های میکروفن کنفرانس را بدون اینکه به خرید مجدد نیاز باشد فراهم کند. با افزایش یونیت‌های میکروفون در سالن کنفرانس می‌توان سیستم و تجهیزات کنفرانس را گسترش داد و علاوه بر آن از هزینه‌های مجدد جهت خرید مرکز کنفرانس جلوگیری کرد.

طول میکروفن و یونیت‌های میکروفن کنفرانس باید با عرض میز موجود در سالن کنفرانس متناسب باشد. اگر فاصله دهان شرکت‌کننده تا میکروفن‌ اتاق کنفرانس زیاد باشد و صدای آن از کیفیت خوبی برخوردار نخواهد شد.

یک سیستم صوتی کنفرانس جدا از اینکه تولید داخلی است یا نه، باید از امکانات جانبی دیگر مانند سیستم ترجمه همزمان، سیستم حضور و غیاب، سیستم رأی‌گیری و … جهت افزایش بهره‌وری و کارایی همایش را داشته باشد.

کیفیت سیستم باید به گونه‌ای باشد که اگر دو نفر قصد استفاده از یک یونیت میکروفون کنفرانس را داشت باشند، نباید در اثر جابه‌جایی یونیت‌ها و چرخش میکروفن نظم فیزیکی آن‌ها بر روی میز به هم بخورد. چرا که باعث ایجاد صدای مزاحمی در سیستم صوتی سالن کنفرانس ایجاد نشود.

قسمت اصلی یک سیستم کنفرانس

در مطلب سیستم کنفرانس چیست باید بدانید که مهم‌ترین بخش این سیستم کدام قسمت آن است. همان‌گونه که مشخص است مهم‌ترین  بخش در یک سالن همایش و کنفرانس، میکروفون اصلی آن سالن است. این قسمت از تجهیزات سیستم سالن کنفرانس باید نسبت به قسمت‌های دیگر این تجهیزات بیشتر دقت شود. اما میکروفون اصلی چیست؟

میکروفون اصلی در واقع همان میکروفونی است که رییس کنفرانس با آن سخنرانی می‌کند. این میکروفون شامل یک اسپیکر داخلی، یک عدد کلید برای مدیریت و کنترل شرکت‌کنندگان (قطع و وصل کردن صداها) می‌شود. به طور کلی یک نوع میکروفون در بازار وجود دارد که امکانات بیشتری دارند نسبت به سایر میکروفون‌ها دارند، مانند: رای گیری، حضور و غیاب، کنترل کردن صداها، ترجمه همزمان و … .

بارزترین ویژگی سیستم کنفرانس

سیستم کنفرانس باید کاملا مدرن، پیشرفته با توانایی و امکان ضبط جلسات در کیفیت بالا باشد. البته در سیستم‌های سالن کنفرانس جدید پیشرفته می‌توان سخن هر شرکت‌کننده را به صورت جداگانه ضبط کرد. در ادامه اگر بخواهیم یک پکیج کامل از تجهیزات و لوازم کنفرانس صوتی ارائه بدهیم لازم است به نکات زیر توجه کنید:

میکروفون‌های اصلی کنفرانس، دوربین‌های تصویربرداری، داشتن سیستم کنترل مرکزی،‌ قابلیت استفاده از تجهیزات  به همراه ارتباط صوتی و تصویری و …. از امکانات یک سیستم صوتی مناسب سالن کنفرانس محسوب می‌شود.

یکی از موارد مهم در تجهیزات و امکانات سالن کنفرانس طراحی متناسب و حرفه‌ای سالن کنفرانس است. زیرا باید با توجه به متراژ یک سالن کنفرانس، تعداد افرادی که قرار است در آن حضور داشته باشند، بودجه کارفرما و … تجهیزات سالن کامل شود.

نتیجه گیری

همان‌طور که می‌دانید امروزه یکی از مکان‌های مورد نیاز جهت ارائه مطالب و برگزاری جلسات عمومی در سازمان‌ها و شرکت‌ها به سالن کنفرانس و سیستم صوتی کنفرانس نیاز دارند. در این گونه از سالن‌ها افراد پس از تجمع مشغول به صحبت و گفتگو در مورد موضوع مهم و خاصی می‌شوند. اگر جمعیت سالن به قدری زیاد باشد که صدای افراد به خوبی به یکدیگر نرسد باید از سیستم صوتی کنفرانس استفاده کرد.

سیستم سالن کنفرانس نیز مجموعه‌ای از تجهیزات است که شامل میکروفون، بلندگو و … می‌شود.  با کمک این سیستم شرکت کنندگان در سیستم دفاعی می‌توانند مطالب خود را به سهولت و آسانی بیان کنند‌.